Parmi les missions de l’Expert-Comptable, la mission de révision sera de plus en plus fréquente avec l’avènement des outils de pilotage tels QuickBooks, adopté par le Groupe Emargence. 

Rappelez-vous que la philosophie des outils de pilotage et d’automatisation de saisie comptable repose sur les principes suivants :

• établissement des factures de ventes,
• remontée automatique des écritures bancaires,
• affectation des recettes et des dépenses dans les comptes clients et fournisseurs idoines,
• imputation comptable des dépenses par nature, soit manuellement, soit par le biais d’un OCR (Outil de Reconnaissance de Caractères) tel Receipt Bank que le Groupe Emargence préconise également, état préparatoire à l’établissement de la TVA.

Ainsi, l’Expert-Comptable qui accompagne et conseille l’entrepreneur, ne reçoit plus les pièces comptables du client. 

Lors de l’établissement des documents fiscaux de fin d’année, l’Expert-Comptable doit procéder à de nombreux contrôles respectant ainsi ses diligences professionnelles mais aussi les règles fiscales.

Parmi ces contrôles figurent :

• l’analyse des documents comptables des postes sensibles ou zones de risques,
• l’analyse par sondage de certains postes aux montants élevés, aux variations N/N-1 importantes ou tout simplement à une dépense plus conséquente que la moyenne des dépenses d’un poste,
• le contrôle de l’application des bonnes bases pour tout le déclaratif fiscal ou social,
• la règle du «cut off» ou «séparation des exercices» qui permet, selon la règlementation fiscale, d’affecter charges et produits sur le bon exercice fiscal.

Dans cette fiche, nous listons, avec les explications utiles, l’ensemble des informations et justificatifs nécessaires qui permettront à votre Expert-Comptable de réaliser ses contrôles et ses diligences professionnelles pour vous produire au plus vite votre bilan. 

I. Le capital et les opérations de capital

• Copie du PV d’assemblée d’approbation des comptes N-1,
• Copie des autres PV de l’année et des opérations de capital,
• Information sur les associés qui auraient changé d’adresse ou seraient nouveaux ou pour une mise à jour de notre dossier permanent.

II. Les provisions pour risque

• Tout justificatif d’un conflit, d’un contentieux, permettant de valider la provision d’une somme éventuellement à payer,
• Toutes informations concernant les provisions pour risques antérieurs déjà passées en comptabilité (le risque existe-t-il toujours ? le risque a-t-il évolué ? le risque est-il éteint ?).

III. Les emprunts

Etat des échéanciers des emprunts souscrits dans l’année

IV. Les immobilisations

• Copie des justificatifs des acquisitions de l’année,
• En cas de cession, justificatif des cessions,
• Validation de l’inventaire annuel des immobilisations pour rechercher les éventuelles mises au rebus, les destructions ou les vols.

V. Les stocks

• Inventaire physique des stocks de matières premières, des marchandises, des produits finis et des travaux en cours (pour les prestations de services non achevées),
• Etat des coûts de fabrications des éléments constitutifs des stocks,
• Opinion sur la dépréciation de certains stocks.

VI. Les fournisseurs

• Validation des soldes fournisseurs à la clôture de l’exercice et plus particulièrement le motif de non-paiement de dettes supérieurs à plus de 60 j,
• Justificatifs de dettes fournisseurs non comptabilisées à la clôture de l’exercice (facture datée de l’exercice suivant ou facture non reçue du fournisseur) afin de nous permettre de passer les écritures de FNP (factures non parvenues).

VII. Les clients

• Validation des soldes clients à la clôture de l’exercice et plus particulièrement le motif de non règlement des créances supérieures à 60 j,
• Justificatifs des créances clients non comptabilisées à la clôture de l’exercice (facture datée de l’exercice suivant ou facture non encore établie) afin de nous permettre de passer les écritures de FAE (factures à établir),
• Opinion sur les créances douteuses, les créances irrécouvrables et le sort des provisions antérieures (en veillant à bien respecter la réglementation très stricte en la matière).

VIII. Les comptes de personnels et charges sociales

• Analyse du solde du compte personnel « salaires à payer » si le compte n’est pas soldé,
• Si le social n’est pas établi par l’Expert-Comptable, justificatif des déclarations auprès de tous les organismes sociaux y compris la formation continue et la taxe d’apprentissage,
• Etat des congés payés restant dus à la clôture afin de les provisionner,
• Informations permettant de justifier le calcul de la provision pour retraite,
• Si le dirigeant dépend du RSI, les copies des justificatifs du paiement de ses charges sociales,
• Pour les stagiaires, copie des conventions de stages et attestation de paiement des indemnités,
• Copie des justificatifs des reversements des précomptes auprès de la MDA et de l’Agessa ainsi que de la contribution diffuseur.

IX. Autres dettes

• Explication sur tous comptes courants débiteurs (en principe interdit),
• Justificatifs pour les produits qui concerneraient l’exercice suivant afin de les passer en écriture PCA (produits constatés d’avance).

X. Autres créances

Justificatifs des charges qui concerneraient l’exercice suivant afin de les passer en écriture de CCA (charges constatées d’avance).

XI. La trésorerie

• Dernier relevé des banques à la clôture de l’exercice ainsi que les premiers de l’exercice suivant • Justificatif des rapprochements de banque,
• Explication concernant toute somme supérieure à 60 j non rapprochée,
• Premier relevé d’agios postérieurs à la clôture de l’exercice et concernant l’exercice qui vient de se clôturer,
• S’il existe des VMP (valeurs mobilières de placements) ou des CAT (Comptes à terme), justificatifs des soldes et des valorisations à la clôture de l’exercice.

XII. Etat

• Copie des déclarations de TVA afin d’effectuer le contrôle annuel,
• Copie des bordereaux d’IS (impôt société),
• Avis de la CFE/ CVAE,
• Justificatifs des autres impôts (taxe sur les véhicules…).

XIII. Les charges

Nous vous demanderons par sondages, un certain nombre de factures passées en charges telles que :

• Les dépenses supérieures à 500 euros passées en petit matériel, entretien et réparation, fournitures de bureau,
• Les dépenses de frais de réception et frais de déplacement dont le montant est largement supérieur à la moyenne, la date correspond à une période de vacances scolaires, le lieu est un pays étranger ou non rattachées à une facturation clients • Copie de la DAS2 (déclaration des honoraires) ainsi que la copie de certaines factures d’honoraires afin d’en justifier la matérialité eu égard à l’activité,
• Justificatif des primes d’assurances pour les rattacher au bon exercice comptable,
• Justificatifs des frais de cadeaux pour valider l’application de la fiscalité en la matière,
• Frais automobiles (réparation, entretien) pour valider  l’application de la fiscalité en la matière.

XIV. Les produits

Si vous utilisez un logiciel de gestion commerciale, état des ventes de l’année pour valider leur comptabilisation.

Pour les subventions reçues ou à recevoir, copie des conventions afin de valider leur imputation sur le bon exercice.

La check list des documents à obtenir

1. Editions générales

• Balance générale PDF & EXCEL
• Grand livre général PDF de toutes les écritures

2. Cycle J – Capitaux propres et provisions (Comptes 1)

• Copie du PV de l’assemblée générale ordinaire portant sur l’affectation du résultat N-1
• Copie du juridique exceptionnel de l’année (augmentation de capital, réduction de capital…)
• Copie des mouvements de titres
• Copie des litiges commerciaux, prud’hommaux… provisionnés ou à provisionner
• Justificatif du calcul de l’Indemnité de Fin de Carrière (comptabilisé ou simplement à faire apparaître en Annexe)

3. Cycle G - Immobilisations corporelles et incorporelles (Comptes 2-675-681-775-781)

• Copie des factures d’acquisition
• Copie des factures de cession
• Etat des mises au rebut
• Justificatif des immobilisations financières, notamment les comptes annuels de ces structures et les PV d’AG
• Justificatif des dépôts de garantie
• Justificatif des prêts au personnel inscrits en 274xxx

4. Cycle F - Stock et travaux en cours (Comptes 3-603-713)

• Inventaire du stock par type de produit
• Liste des en-cours (travaux, production) et méthode de valorisation : à l’achèvement/à l’avancement

5. Cycle C – Fournisseurs / Achats (Comptes 40-60 sauf 606-603)

• Balance auxiliaire comparative N/N-1 PDF
• Grand livre fournisseurs des lettrés et des non lettrés de l’année N PDF
• Grand livre fournisseurs de N+1 PDF
• Balance âgée fournisseurs PDF
• Copie des effets à payer
• Liste et copie des factures non parvenues
• Liste et copie des avoirs à recevoir
• Liste et copie des avances et acomptes
• Liste et copie des factures nécessitant un cut-off (CCA)

6. Cycle E – Clients – Ventes (Comptes 41-7)

• Balance auxiliaire comparative N/N-1 PDF
• Grand livre clients des lettrés et des non lettrés de l’année N PDF
• Grand livre clients de N+1 PDF
• Balance âgée clients PDF
• Copie des effets à recevoir
• Liste et copie des factures à établir
• Liste et copie des avoirs à émettre
• Liste et copie des avances et acomptes

• Liste des créances douteuses et des déclarations de créances (+ tout justificatif s’y référant : échéanciers, mails/courriers de relances etc…)

• Etat du chiffre d’affaires provenant du logiciel de gestion commerciale

7. Cycle H - Social – Personnel (Comptes 42-43-64-691-791)

• Copie de la DADS (N 4DS)
• Copie des déclarations sociales/bordereaux du dernier mois ou du dernier trimestre
• Copie des déclarations sociales annuelles récapitulatives
• Copie des accords d’intéressement, de participation…
• Copie des déclarations sociales du dirigeant (RSI…)
• Copie de la Taxe d’Apprentissage, Formation Professionnelle Continue, AGEFIPH, Effort Construction
• Journal de paie annuel de l’exercice
• Journal de paie mensuel du dernier mois de l’exercice
• Journal récapitulatif des charges sociales de l’exercice
• Copie des bulletins de payes du dernier mois
• Justificatif du CICE, de la réduction FILLON
• Registre du personnel pour l’identification des entrées / sorties
• Copie de la notification du contrôle Urssaf

8. Cycle B – Trésorerie (Comptes 5-16-45-627-66-76)

• Inventaire du stock par type de produit
• Liste des en-cours (travaux, production) et méthode de valorisation : à l’achèvement/à l’avancement
• Pour chaque banque copie du dernier rapprochement bancaire de l’exercice avec le relevé bancaire justifiant le solde
• Copie du relevé bancaire du mois M+1
• Copie des signatures autorisées sur les banque
• Copie des intérêts bancaires à provisionner
• Copie de l’inventaire de caisse signé
• Copie des échéanciers des emprunts
• Copie des conventions de trésorerie avec mention du taux de rémunération des comptes courants
• Copie des contrats/conventions des comptes à terme souscrits et tout autre placement de trésorerie

9. Cycle I – Fiscal – Impôts et taxes (Comptes 44-63-695)

• Copie de la dernière déclaration de TVA + rapprochement de TVA
• Copie des bordereaux de taxes suivantes : Acomptes d’IS, Acomptes de CVAE, Acomptes de CFE, C3S, Taxe sur les bureaux, Taxe foncière, TVS…
• Copie des états de loyers non déductibles fournis par les organismes de crédit-baux pour les véhicules de tourisme
• Copie des crédits d’impôts
• Copie de la notification du contrôle fiscal

10. Cycle D – Charges externes (Comptes 606-61-62)

• Copie des contrats de crédit-bail/Locations Longue Durée
• Copie du bail commercial pour la 1ère intervention et / ou changement au cours de l’exercice
• Copie des factures d’assurance
• Copie des cartes grises des véhicules
• Copie des factures d’honoraires les plus importantes
• Das 2

11. Cycle F - Stock et travaux en cours (Comptes 3-603-713)

• Inventaire du stock par type de produit
• Liste des en-cours (travaux, production) et méthode de valorisation : à l'achèvement/à l'avancement