Certes, Excel présente des fonctions puissantes qui permettent de réaliser simplement ses devis et factures et de tenir une comptabilité simple. Mais l’utilisation de Excel ou autre logiciel de bureautique peuvent causer des torts à l’entrepreneur qui ne peut fournir sa comptabilité en bonne et due forme, et montrent leurs limites en phase de développement d’activité.

1. Rappel des règles de conformité

L’utilisation d’Excel ou d’un “tableur” d’une autre marque pour tenir sa comptabilité a toujours été proscrite. La réponse est encore plus vraie aujourd’hui car ces logiciels de bureautique ne permettent pas de produire de fichiers aux normes de l’administration fiscale comme le FEC (fichier demandé lors d’un contrôle fiscal, et peut être à terme étendu à d’autres procédures déclaratives).

Il est interdit d’utiliser Excel ou un logiciel de bureautique (autre tableur, ou Word, ou Open Office) pour établir des factures, pour les mêmes raisons que celles de la tenue de la comptabilité évoquée précédemment. Si vous établissez peu de factures, il est recommandé d’utiliser un facturier “papier”, si par contre vous établissez de nombreuses factures nous recommandons d’utiliser un logiciel professionnel spécialisé. 

Le respect du caractère intangible et l’irréversibilité des écritures imposés par le plan comptable général pour la tenue de la comptabilité :

• Pour les comptabilités tenues sur format papier, ce principe est assuré par l’absence de tout blanc ou altération, notamment dans la numérotation des factures.
• Pour les comptabilités tenues au moyen de systèmes informatisés, ce principe est garanti par une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression de l’enregistrement.
• Or le logiciel Excel ou les “tableurs” d’autres marques ne permettent pas cette validation. Dans la mesure où ils ne permettent pas de garantir l’intangibilité et l’irréversibilité des écritures validées, l’utilisation de ces logiciels n’est pas conforme aux prescriptions du plan comptable général.

2. Gestion des documents

Une documentation du processus de facturation est obligatoire selon la réforme entrée en vigueur au 1er janvier 2014. En effet au-delà du FEC, il peut être demandé de joindre tout autre fichier de données ayant eu une incidence sur la comptabilité : 

• Autant les factures émises que reçues, notamment pour une déclaration de TVA conforme.
• Les différents documents contractuels et commerciaux entre les différentes parties pour matérialiser le flux d’échanges.

3. Des impératifs

La sauvegarde, l’archivage, la sécurisation des données professionnelles et la remontée d’information sont des actions vitales pour une entreprise. 

Vous devez vous prémunir et observer quelques impératifs par rapport à vos données : 

• Impératif économique et financier : si vous perdez tout ou une partie de vos informations comptables et de gestion, vous courrez le risque de perdre du temps et donc de l’argent à les reconstituer.
• Impératif commercial : si vous perdez toutes les informations relatives à votre fichier client et l’historique associé, les futures actions seront plus compliquées à entreprendre.
• Impératif réglementaire : l’entrepreneur est légalement tenu de conserver pendant 6 ans sa comptabilité et d’être en mesure de la présenter en cas de demande de l’administration (contrôle fiscal ou social). 

4.  Une gestion de l’entreprise à jour

L’accès plus rapide aux informations de l’entreprise et un gain de temps dans la gestion.

Pour l’expert-comptable, lorsqu’il est nécessaire de produire les documents demandés (contrôle, échanges avec la banque…), de faire un point précis sur des documents comptables (bilan, déclaration de TVA…). Par l’entrepreneur pour la gestion de son entreprise :

• Saisie et suivi des devis et factures.
• Saisie des opérations en écritures comptables.
• Suivi des encaissements et de la trésorerie.
• Une comptabilité plus à jour et une automatisation de la TVA.

Conclusion

Utiliser Excel ou tout autre logiciel de bureautique est à proscrire pour gérer sa comptabilité. Les risques d’erreurs sont nombreux et ce type de logiciel atteint très vite ses limites, notamment en terme d’obligations légales.

Pour piloter votre entreprise, il est préférable d’y consacrer un petit budget et de se tourner vers des logiciels de gestion adaptés comme QuickBooks.

Simple, fluide et efficace, l’application vous permettra de vous concentrer sur votre activité tout en gardant un oeil sur les indicateurs essentiels à votre entreprise.

Par ailleurs, les entrepreneurs gagnent à opter pour des solutions qui fiabilisent leur gestion d’entreprise et de tenue comptable, et réduisent ainsi les risques de non-conformité en cas de contrôle fiscal.

L’investissement dans une solution comme QuickBooks vaut mieux que les peines encourues. En effet, dans le cas de défaut de présentation des fichiers des écritures selon les nouvelles modalités, l’entrepreneur est passible d’une amende de 5 000€ ou, en cas de rectification si le montant est plus élevé, de 10% de ses droits mis à la charge du contribuable, applicable pour chaque exercice pour lequel le fichier remis n’est pas conforme aux normes prévues par l’article A. 47 du Livre des Procédures Fiscales.

Le pôle expertise comptable du Groupe Emargence propose désormais la solution QuickBooks, si vous êtes intéressés, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre collaborateur.